Išoriniai kontaktai

Rekomenduojamos komunikacijos priemonės

Įmonės viduje:

Oficialus informacijos apie įmonės veiklą, su COVID-19 susijusius klausimus ir sprendimus šaltinis – įmonės vidinis tinklalapis (toliau – intranetas).

  • intraneto puslapyje „COVID-19 AKIVAIZDOJE“ pateikiama oficiali įmonės informacija apie įmonės veiklą pandemijos metu, vadovų pasisakymai bei Krizės valdymo komiteto (toliau – Komitetas) informacija. Komitetas atsakingas už naujausios aktualios informacijos patalpinimą intraneto puslapyje. Kartą per savaitę, kiekvieną trečiadienį, įmonės vadovas informuoja darbuotojus apie įmonės veiklą bei priimtus/svarstomus klausimus, susijusius su įmonės veikla, rezultatais, darbo organizavimu ir pan.;
  • „COVID-19 AKIVAIZDOJE“ puslapyje esančioje „Jūs siūlote, klausiate, tariatės…“ rubrikoje įmonės atsakingi asmenys pateikia atsakymus į Jus neraminančius klausimus, įvertina Jūsų pasiūlymus bei teikia patarimus. Į šią rubriką pateiktą užklausą Komiteto nariai ar, jų prašymu, kiti atsakingi įmonės darbuotojai atsako ne vėliau kaip per vieną darbo dieną. Užklausos teikėjas, jam pageidaujant, gali likti anonimu, atsakymai turi būti pasiekiami visiems įmonės darbuotojams;
  • susirinkimai, darbo grupių ar darbuotojų pasitarimai vyksta IT skyriaus nurodytoje platformoje, prisijungimo informaciją turi kiekvienas darbuotojas asmeniškai (ji išsiųsta el. pašto adresu), kvietimą bendravimui platformoje siunčia susirinkimo organizatorius;
  • susirašinėjimas bei darbinės informacijos siuntimas vykdomas el. paštu;
  • dokumentų derinimas, tvirtinimas bei supažindinimas su jais vykdomas per elektroninę dokumentų valdymo sistemą [pavadinimas];
  • „COVID-19 AKIVAIZDOJE“ puslapyje esančioje rubrikoje „Skanios kavos…“, kviečiame jungtis kolegas kartu išgerti puodelį kavos. Kavą geriame 9.45; 10.45; 14.45; 15.45 prisijungdami prie kolegų platformoje adresu: [tiksli nuoroda];
  • į „COVID-19 AKIVAIZDOJE“ puslapyje esančią rubriką „O pas mus…“ kviečiame siųsti nuotraukas, įdomias istorijas ir pan. iš jūsų gyvenimo prie „nutolusio darbo stalo“. Kiekvieną penktadienį rinksime nuotaikingiausią istoriją ar nuotrauką, o nugalėtojo laukia prizas.

Bendraujant su tiekėjais, partneriais ir pan.

  • Susitikimai bei susirinkimai organizuojami nuotoliniu būdu, bendraujant platformoje, kvietimą siunčia įmonės darbuotojas, organizuojantis susitikimą;
  • Bendravimas raštu bei informacijos, dokumentų siuntimas vykdomas el. paštu.

Fizinių susitikimų organizavimas įmonės biure

Fiziniai susitikimai su klientais, tiekėjais ir pan. įmonės biure organizuojami tik tada, kai susitikimo metu aptariamų klausimų neįmanoma išspręsti bendraujant nuotolinio bendravimo priemonėmis.

Susitikimų metu griežtai laikomasi šių saugumo reikalavimų:

  • susitikimams yra skiriamas vienas susitikimų kambarys, esantis arčiausiai prie įėjimo į biurą. Kambario rezervacija yra privaloma įmonės susitikimo kambarių rezervavimo sistemoje ar pagal kitą įmonėje galiojančią tvarką. Rezervuojant nurodomas lankytojo vardas, pavardė, kontaktinis numeris bei jo atstovaujamos įmonės pavadinimas;
  • susitikimas negali trukti daugiau nei 25 minutes, o patalpų dezinfekavimui bei išvėdinimui po susitikimo skiriama 30 min.;
  • prie įėjimo į susitikimų kambarį turi būti padėtos rankų dezinfekavimo priemonės, vienkartinės medicininės kaukės bei vienkartinės pirštinės;
  • atvykusiam klientui, tiekėjui ir pan. įmonėje pamatuojama temperatūra. Ji negali viršyti 37,3 laipsnio. Jei atvykusio svečio temperatūra yra aukštesnė, jis į biuro patalpas neįleidžiamas;
  • prieš palydint lankytoją į susitikimų kambarį, jam privaloma pasinaudoti rankų dezinfekavimo priemonėmis, o jei lankytojas neturi nosies ir burnos apsaugos – jam pasiūloma užsidėti vienkartinę medicininę kaukę. Lankytojas privalo mūvėti vienkartines pirštines;
  • darbuotojas, pas kurį atvyko klientas, tiekėjas ir pan., prieš pasitikdamas lankytojus privalo užsidėti vienkartinę veido kaukę ir užsimauti vienkartines pirštines;
  • susitikimų kambaryje pokalbio metu privalo būti išlaikytas daugiau nei 1 m. atstumas tarp susitikime dalyvaujančių asmenų;
  • kava, arbata ar pan. lankytojai nevaišinami. Informacija apie tai padedama matomoje vietoje susitikimų kambaryje;
  • susitikimų kambaryje matomoje vietoje privalo būti pateikiamos susitikimų organizavimo taisyklės, jame turi būti būtinos paviršių dezinfekavimo priemonės. Susitikimų kambariuose, kurių nėra galimybės nedelsiant išvėdinti, susitikimai negali būti organizuojami;
  • jei per susitikimui skirtą laiką nepavyko pilnai pateikti informacijos ar gauti atsakymus, susitariama, kokiu nuotoliniu būdu (el. paštu, telefonu, MS Teams, Skype, Zoom platforma ir pan.) bus toliau bendraujama;
  • pasibaigus susitikimui, patalpų paviršiai (stalas, kėdės, kėdžių porankiai, durų rankenos ir pan.) išvalomi dezinfekciniu skysčiu. Patalpos vėdinamos ne mažiau kaip 20 min. Už patalpų po susitikimo išvalymą  ir išvėdinimą atsako susitikimą organizavęs darbuotojas.